Schnellstart
Wenn die Umstellung auf dezentrale Fernarbeit noch neu für Sie ist, folgen Sie unseren Empfehlungen, wie Sie sich schnell zurecht finden.
1. Manifest anlegen
Setzen Sie ein zentrales Dokument auf, in dem Sie Ihre gemeinsamen Regeln und Konventionen für verteilte Arbeit festhalten. Legen Sie Ihr Manifest für dezentrale Arbeit an.
Wenn Sie schon Dropbox verwenden oder es einrichten können, ist Dropbox Paper ein leichter Einstieg in gemeinsame Arbeit an Text.
2. Auftakt-Konferenz anberaumen
Setzen Sie ein Werkzeug zur Video-Konferenz auf und laden Sie Ihr Team oder einen Stab von bis zu zwölf Teilnehmenden in eine Video-Auftaktveranstaltung ein, mit der Sie die neuen Praktiken der Absprache einführen und erproben. Bereiten Sie zur Einladung ein paar Stichpunkte zur Technik vor, damit alle sich zurecht finden. Alle Teilnehmenden sollten für den Termin drei Fragen vorbereiten:
- Was brauche ich an Zuarbeit, um meine aktuelle Arbeit zu erledigen?
- Wo, auf welchen Kanälen, erwarte ich die Zuarbeit?
- Wann erwarte ich die Zuarbeit?
Nehmen Sie sich 20 Minuten, um die individuellen Antworten zu vergleichen und aus übereinstimmenden Erwartungen eine erste Grundlage für die Übergangszeit zu formulieren. Arbeiten Sie dann gemeinsam an Ihrem Manifest aus Schritt 1. Versuchen Sie, unausgesprochene Vermutungen, Erwartungen und Annahmen durch schriftlichen Ausdruck zu ersetzen. Erzielen Sie wenigstens Übereinkunft zu:
- Kadenz. Wer ist wann verfügbar? Wie viel Arbeitszeit gibt die Situation überhaupt her? Wann findet Gleichzeitigkeit statt?
- Status. Wie signalisieren Sie sich, wenn Sie füreinander da und verfügbar sind?
- Antwort-Takt. Wie viel Zeit können Sie einander einräumen, um konzentriert individuell zu arbeiten, bevor Sie auf Anfragen reagieren müssen?
3. Gemeinsamer Erfahrung Raum geben
Passen Sie Erwartungen an Leistungsvermögen in der neuen Situation familienfreundlich und bedürfnisgerecht an. Gemeinsam. Vereinbaren Sie einen regelmäßigen Termin, diese Erwartungen durch gewonnene Erfahrungen zu hinterfragen und weiter anzupassen.
Setzen Sie wenigstens eine halbe Stunde für eine gemeinsame Rückschau und Änderung des Manifests in der Fernkonferenz für (bis zu) zwölf Teilnehmende an. Zunächst einmal pro Woche, dann einmal pro Monat. Teilen Sie größere Gruppen entsprechend auf, damit alle Raum bekommen, Ihre Erfahrungen mitzuteilen.
4. Zusammenhalt digital gestalten
Vermitteln Sie Zusammengehörigkeits-Gefühl, indem Sie ein tägliches Ritual des Teilens von Status und Befindlichkeit einrichten.
Sie können parallele, konzentrierte Arbeit fördern, indem Sie diesen sozialen Teil der Arbeit aus der Gleichzeitigkeit rausnehmen. Also jeden Tag ein geteiltes Dokument oder einen Chat-Verlauf einrichten, wo alle sich kurz mit Zeit-Signatur anmelden und ihre wichtigsten Aufgaben und Bedürfnisse für den Tag notieren.
Teilen Sie zwischendurch auch mal eine witzige Anekdote oder eine inspirierende Entdeckung aus den Medien. Noch mehr Zusammenhalt schaffen Sie, wenn alle gemeinsam in einer Video-Konferenz den Tag beginnen.
5. Zwischenfreuen
Etablieren Sie eine robuste Lernkultur, indem Sie zum Ende der Woche gewonnene Erfahrung (auch aus Fehlern) als Erfolge feiern.
Sie können ein eigenes Ritual daraus machen, bei dem jede Person im Wechsel ihr Projekt und besondere Erfolge vorstellt, damit sich alle zwischen-freuen können. Dazu geben alle jeweils eine Erfahrung mit, was im Umgang mit der Heimarbeit gut oder schlecht funktioniert hat.
Hierzu bietet sich eine gemeinsame Video-Konferenz an, die zum virtuellen Schulterklopfen und Durchatmen da ist. Da dürfen auch mehr als 12 Menschen dabei sein. Dann sollten Sie allerdings Redebeiträge begrenzen, so dass Sie in nur 30 Minuten die positive Energie aufrecht erhalten.
6. Daten-Souveränität pflegen
Datenschutz und Daten-Sicherheit bringen neue Aufgaben, wenn Technik und juristische Rahmen aufeinander prallen. Sie sind aber kein Hexenwerk.
Gehen Sie behutsam und vor allem sparsam mit personen-bezogenen Daten um, die Sie online verwenden wollen. Die großen Dienste bieten immerhin alle die nötigen Rahmenverträge zur Verarbeitung von Daten an.
Damit sollten Sie die erste Zeit überstehen. Wenn Sie allerdings größere sensible Datenmengen plötzlich in die Cloud schaufeln müssen, um damit weiter zu arbeiten, sollten Sie sich professionelle Unterstützung suchen.
7. Austausch suchen
Suchen Sie Anschluss an andere Organisationen und Menschen, die ihre Erfahrungen mit Ihnen teilen. Wenn Sie die Mittel erübrigen können, laden Sie gezielt Menschen mit Spezialwissen zu sich ein, um an konkreten Aufgaben zur besseren Arbeit zu arbeiten. Eine Krise lässt sich am besten gemeinsam bestehen.
Basis-Werkzeuge ohne Budget und Erfahrung
Video-Konferenz
Für virtuelle Begegnungen. Wir empfehlen, private Rufnummern von der Arbeit zu trennen. Also auch kein WhatsApp. Richten Sie lieber einen eigenen Arbeits-Kanal ein. Wenn Sie bereits Skype verwenden, können Sie das für bis zu 5 Personen in Video-Konferenzen nutzen und haben gleichzeitig einen Chat.
Aufgaben-Verwaltung
Für Sichtbarkeit und Übersicht der anstehenden Aufgaben. Trello lässt Ihnen alle Freiheiten, Listen innerhalb von Listen anzulegen. Starten Sie einfach mit einer geteilten Liste, wo alle ihre jeweiligen Aufgaben festhalten. Anleitungen: https://trello.com/de/teams
Datei-Synchronisation
Zum Austausch und gemeinsamer Arbeit an Dokumenten. Dropbox ist der Platzhirsch und hat immer noch 2GB Speicherplatz gratis zum Einstieg. Dazu gehört mit Dropbox Paper eine sehr übersichtliche Oberfläche zur gemeinsamen Arbeit an Text-Dokumenten.
Gemeinsame Parallel-Arbeit
Für gemeinsame, gleichzeitige Arbeit an Inhalten. Etherpad ist eine Open-Source-Anwendung, die auf verschiedenen Instanzen die sofortige Zusammenarbeit an Texten erlaubt. Es gibt sogar ein angeschlossenes Video und einen Chat. Legen Sie einfach einen neuen Raum an und laden Sie andere Personen dazu ein.
Noch viel mehr Werkzeuge finden Sie in unserer Übersicht zu Apps und Technik