MS Teams

Microsoft Teams ist Software, mit der Sie Dokumente und Kommunikation in gemeinsamer Arbeit verwalten können. Von kleinen Projekten bis zur Konzern-Struktur, mit allen möglichen Endgeräten und Betriebssystemen über die entsprechenden Apps.

Microsoft Teams bietet dafür einen zentralen Ort der Kommunikation, der Dateiverwaltung und Zusammenarbeit. Dieser Ort liegt als vernetzte Datenbank in der Cloud. Auf die dort vorgehaltenen Inhalte können Sie anderen Menschen Zugriff ermöglichen. ⨭ …

Notiz: Die Cloud ist eigentlich nur ein Computer, den jemand als Dienstleistung für Sie verwaltet. Extra für eine besondere Anwendung eingerichtet, so dass Sie über das Internet darauf zugreifen können.

MS-Teams Speicherlogik ⨭ …

Download: Die Architektur von Teams als Poster. PDF, Din A1
Schaubild Übersicht Speicherlogik und Architektur Microsoft Teams

Ein so mächtiges Werkzeug zur Verwaltung von Zugriffsrechten und Kommunikation braucht ein wenig Eingewöhnung — aber wer einmal die Logik dahinter verstanden hat, kann schnell und intuitiv damit arbeiten.

Dieser Leitfaden bietet dazu die Einführung.

Microsoft Teams ermöglicht mit der Struktur von Inhalten und Dateien anhand von [Teams] und deren [Unterhaltungen] einen reibungslosen Wechsel zwischen dem Büro zu Hause und in der Firma. Auch Menschen außerhalb einer Organisation können für einzelne Projekte mit entsprechendem Zugriff eingebunden werden. ⨭ …

Notiz: In diesem Leitfaden schreiben wir Begriffe, die auf einen gleich lautenden Menüeintrag in MS-Teams verweisen, in eckigen Klammern. In der App versammeln die sogenannten [Teams] Personengruppen, Inhalte und Werkzeuge für einzelne Projekte oder ganze Organisationen. Diese [Teams] lassen sich mit [Kanälen] noch weiter spezifizieren und aufteilen, um Projekten, Themen, Fachrichtungen oder weiteren für Sie wichtigen Aspekten noch besser gerecht zu werden.

Die Integration der Speicherorte in sogenannte [Kanäle] bietet ein übersichtliches digitales Arbeitsumfeld: Absprachen und Datei-Verlinkungen werden hier zu einzelnen Themen und Projekten gebündelt, so dass Sie nicht permanent zwischen Chat-Fenstern und Datei-Ordnern hin und her suchen müssen.

Microsoft Teams kann außerdem weitere Apps und Informations-Quellen in seine Oberfläche integrieren. So können Sie Arbeit und die daran anknüpfenden Informationen zentral sichtbar machen.

Microsoft Teams ermöglicht Zusammenarbeit, indem es die Absprachen zur Arbeit an Dokumenten und Inhalten in den Fokus stellt. Deswegen sieht die wichtigste Oberfläche wie ein Chat-Programm aus und eine Videokonferenz ist immer nur einen Klick entfernt. Dazu lassen sich die jeweils relevanten Arbeits-Inhalte ganz individuell einrichten.

Auch die Kommunikation und Zusammenarbeit und mit externen Personen ist möglich: Personen, die nicht zu Ihrer Organisation gehören, können auch ohne Office365-Lizenz von Ihnen in Arbeitsgruppen eingeladen werden.

Wozu und wie mit MS Teams starten
Einführung in die Oberfläche
Gastzugang für externe Mitarbeit

Wobei kann MS Teams uns helfen?

Als dezentral arbeitende Firma kennen wir die Probleme von zerstreuter Kommunikation.

Absprachen finden in verschiedenen Apps statt.
Gemeinsam genutzte Dateien liegen an unübersichtlichen Speicherorten mit Synchronisations-Problemen.
Absprachen über statische E-Mails und Aufgaben-verwaltung sind unpersönlich und verlieren Kontext.
Werkzeuge, wie Dokumentation oder eine Wissens-Datenbank, sind in verschiedene Apps ausgelagert und damit nicht immer sofort mit einem Klick verfügbar.

Unsere auf verschiedene Plattformen aufgeteilte Arbeit und Kommunikation hemmte uns und führte zu Produktivitäts-Verlust und Unzufriedenheit.

Mit Teams können wir alle Prozesse zentralisiert angehen und Reibungsverluste in der Kommunikation minimieren. ⨭ …

Notiz: Für uns als Firma lag die Bündelung von Kommunikation in MS Teams allerdings nahe, weil wir ohnehin im Office-Universum arbeiten. Wir nutzen vor allem PowerPoint, um ganz besondere Aufgaben der Kommunikation für andere zu lösen.

Im Wesentlichen wird eine Kommunikation über Unterhaltungen, Chats, Telefonie und Videotelefonie innerhalb einer einzigen geräte-übergreifenden App geboten. Der Austausch wird zentral, einheitlich und übersichtlich gebündelt.

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Vorteile zentral organisierter Kommunikation in MS-Teams

Vorbei die Zeiten, in denen über private Telefonnummern in WhatsApp-Chats Geschäftliches auf dem vermeintlich „schnellen“ Weg geklärt wurde, während per E-Mail ein wichtiger interner Hinweis einging und auf Aufmerksamkeit wartete und die Videokonferenz nicht von allen betreten werden konnte, weil die dafür eingesetzte App nicht auf dem Telefon lief.

Weil es solche Probleme umgeht, eignet Teams sich für die Koordination der Zusammenarbeit in Gruppen, Abteilungen oder Projekten.

So kann jede Abteilung ein eigenes, sogenanntes [Team] gründen und dort für jedes Thema einen spezifischen [Kanal] eröffnen. In diesen [Kanälen] können dann alle Beteiligten ihr themenrelevantes Wissen sammeln, teilen und gemeinsam bearbeiten. Gleiches gilt für die Kommunikation, die über [Teams] und deren zugehörige [Kanäle] gesteuert wird.

Sie können mit MS Teams einen unproduktiven Einsatz von verschiedenen Werkzeugen an unterschiedlichen Orten verringern und dabei trotzdem flexibel bleiben. Microsoft konsolidiert hier all seine anderen Bemühungen: Lief Ihre Kommunikation bisher etwa über Yammer, können Sie Yammer in Teams integrieren und weiterhin ganz normal nutzen. Skype for Business wird künftig über MS Teams abgewickelt.

Auch die Zusammenarbeit und Kommunikation mit Ihrer Kundschaft können Sie mit MS Teams organisieren. Sie können spezifische [Teams] gründen mit [Kanälen] für Aufträge und Projekte, oder weitere Personen in bestehende Kanäle einladen. Sie können Gäste von außerhalb nämlich in Ihre [Teams] integrieren, indem Sie ihnen einen kontrollierten Zugriff auf alle dort gesammelten Informationen und Inhalte erteilen. Microsoft-Office-Lizenzen brauchen die externen Personen dafür nicht.

weiter lesen: Erste Schritte

Was müssen Sie vor dem Start beachten?

Teams kann Ihnen und Ihrer Belegschaft die Arbeit erleichtern - vorausgesetzt, Sie sind darauf eingestellt: Als Lösung zur verbesserten Kommunikation und dezentralen Zusammenarbeit wirkt Teams nur dann langfristig, wenn von Anfang an die nötige Akzeptanz für das Programm geschaffen wird.

Erst, wenn sich alle bewusst darüber sind, wann, wie und vor allem warum sie das neue Instrument nutzen sollen, können sie es auch erfolgreich in den Arbeitsalltag integrieren und seine volle Funktionalität ausschöpfen.

Fragen Sie sich deshalb gemeinsam: Was soll der Einsatz von Teams verbessern? Warum ist es lohnenswert, die Arbeit in einem neuen digitalen Umfeld zu bewältigen?

Um hier Ihre ganz persönlichen Antworten zu finden, starten Sie am besten damit, alle Werkzeuge zu überprüfen, die bis dato fester Bestandteil Ihrer täglichen Prozesse waren: Welche lassen sich durch MS Teams ersetzen? Und welche lassen sich in MS Teams integrieren?

Ziel dabei ist es, so viele Prozesse wie möglich in diesem einen Programm zu bündeln, denn darin liegt der Kern, der Ihnen künftig die Arbeit erleichtern wird. Und genau darüber sollten sich auch alle Beteiligten von Anfang an im Klaren sein. Ein einfaches „Teams nutzen weil es da ist“ ist kaum erfolgsversprechend.

Umso mehr kann es sich lohnen, die gemeinsame Umstellung bereits im Vorhinein mit attraktiven Lösungsansätzen vorzubereiten: Suchen Sie nach alltäglichen Bedürfnissen Ihres Kollegiums und überlegen Sie, wie Sie Antworten darauf in MS Teams implementieren können, um ihnen den Einsatz der neuen Arbeitsumgebung schmackhaft zu machen.

Schon kleinere Problemlösungen können hier einen positiven Effekt haben: Ein in Teams integrierter Speiseplan der Kantine etwa wäre ein kleiner, schnell realisierter Anreiz, der allen signalisiert: „Es rentiert sich, in ein neues digitales Arbeitsumfeld einzusteigen.”

Indem Sie persönliche Nutzen wie diese herausstellen, erhöhen Sie gleich zu Beginn die Akzeptanz gegenüber der neuen Softwarelösung. Achten Sie deshalb bei der Einführung in die einzelnen Programmfunktionen auch darauf, nicht nur die Vorteile zu betonen, die sich daraus jeweils für die Firma ergeben. In dem Fall fühlt sich der Umstieg für einige vielleicht wie eine rein von oben verordnete Maßnahme an.

Stellen Sie stattdessen sicher, dass alle verstehen, wie sie selbst ganz konkret von den neuen Möglichkeiten profitieren. So macht MS Teams Angestellte beispielsweise nicht nur effizienter, es bindet sie auch viel mehr ein:

Wer Prozesse in einem zentralen geteilten Arbeitsplatz bündelt, macht sie zugänglicher und transparenter. Einzelne können damit direkter an internen Informationen teilhaben.

Hierin verbirgt sich die Chance auf eine Atmosphäre gegenseitiger Wertschätzung, die Sie sich auf keinen Fall entgehen lassen sollten. Sorgen Sie deshalb dafür, dass alle, einschließlich der Führungsebene, das neue Werkzeug von Anfang an gleichsam nutzen. Signalisieren Sie dies nach außen hin, indem Sie zu Ihren jeweiligen Arbeitszeiten auf der Plattform aktiv und sichtbar sind.

Es sind Regeln wie diese, die den Umgang mit Teams - nicht nur zu Anfang - erleichtern.

Lassen Sie sie nicht ungeschrieben: Ein für alle gültiger Leitfaden kann den Einstieg in das neue Werkzeug reibungsloser gestalten. Klare Absprachen über Arbeitsabläufe; eindeutige Aussagen, wo und wie die Kommunikation in Teams ablaufen soll; wie Sie die Dateiablage handhaben oder wann Sie welche Lösung nutzen, erzeugen Sicherheit im Umgang mit dem neuen digitalen Umfeld und steigern somit sowohl die Akzeptanz als auch die Effektivität.

Neben der Akzeptanz ist die richtige Erwartungshaltung an Teams wichtig. In einem Leitfaden haben Sie Gelegenheit, diese zu moderieren.

Erwartungsgemäß müssen Sie gemeinsam Gewohnheiten überwinden, die eine effektive Arbeit mit Teams untergraben würden. Schaffen Sie an dieser Stelle also nochmal Verständnis über Möglichkeiten und Grenzen von Teams.

Halten Sie aber auch explizit fest, wofür Sie Teams nicht nutzen wollen. Wenn Sie sich etwa zu Beginn darauf geeinigt haben, eine externe App bewusst nicht in Teams zu integrieren, sollten Sie auch hier den Grund dafür klar kommunizieren. Das gilt besonders in dem Fall, dass innerhalb von Teams eine App bereit steht, die den gleichen Zweck erfüllen würde.

Verwenden Sie große Sorgfalt auf Ihren Leitfaden, denn die Zeit, die Sie in ein allgemein gültiges Manifest investieren, sparen Sie später mehrfach bei Fragen und Komplikationen.

Bedenken Sie aber auch, dass es sich immer nur um ein Grundgerüst handelt, dass Sie im Laufe der Zeit immer wieder erweitern und anpassen müssen. Denn es wird immer auch Komplikationen geben wird, die Sie nicht voraussehen konnten. Gerade natürlich zu Beginn: Die Herausforderungen eines neuen Werkzeugs dürfen nicht unterschätzt werden.

Deshalb ist eine gute Feedback-Kultur und Fehlertoleranz eine weitere Grundlage zum offenen und langfristig erfolgreichen Umgang mit Teams. Vielleicht können Sie Ihre bestehende Feedback-Kultur mithilfe integrierbarer Apps in das digitale Arbeitsumfeld übertragen oder mithilfe der vielen Funktionen dort neu aufstellen?

Haben Sie ein in jedem Fall ein offenes Ohr; schaffen Sie Räume für den gemeinsamen Austausch, seien Sie verständig und beheben Sie Probleme gemeinsam.

Auf Nöte und Wünsche aller Beteiligten kann und sollte Dank der Flexibilität der Teams-Umgebung schließlich zügig reagiert werden.

weiter lesen: Verwaltung

Aufbau und Verwaltung von Teams

Wer neue [Teams] in der App starten kann, bestimmen die Admins. Im Sinne eines übersichtlichen Arbeitsumfelds lohnt es sich, im Vorhinein zu überlegen, ob allen Lizenz-Mitgliedern die Berechtigung erteilt wird, neue [Teams] anzulegen, oder ob dies in der Hand ausgewählter Personen liegen soll, wie etwa der IT-Abteilung oder der Administration.

Alle Berechtigungen innerhalb von Microsoft Teams lassen sich nach den eigenen Bedürfnissen bestimmen, was auch für Entscheidungen gilt, ob Emojis genutzt werden können, welche Apps hinzugefügt werden dürfen, wer [Kanäle] gründen und verwalten kann und vieles mehr.

Gründen Sie ein neues [Team], werden folgende Elemente automatisch erstellt:

Eine neue Office-365-Gruppe
Eine SharePoint-Online-Website und eine SharePoint-Online-Dokumenten-Bibliothek (hier werden die Dateien eines [Teams] gespeichert, jeder [Kanal] erhält hier seine eigene Dateiablage)
Ein OneNote-Notizbuch für das [Team] (wird in SharePoint Online gespeichert)
Ein Exchange-Online-Postfach
Ein Exchange-Online-Kalender

Ein [Team], welches auf Basis einer bestehenden Office-365-Gruppe gegründet wird, übernimmt Mitgliedschaften, Website, Postfächer und Notizbuch der Gruppe und überführt diese in Microsoft Teams.

Bevor ein neues [Team] gegründet wird, muss der Name des [Teams] geprüft werden: Microsoft warnt Sie leider nicht davor, sollte ein [Team] mit gleichem Namen in Ihrer Organisation bereits bestehen. Das [Team] lässt sich zwar namensgleich gründen, die zugehörigen SharePoint-Bereiche dürfen jedoch nicht den gleichen Namen aufweisen. Microsoft würde in einem solchen Fall zufällige Zahlen an den neu geründeten Bereich mit gleichem Namen hängen, was zu großer Verwirrung führen kann:

Ein neues Team „Vertrieb“ bei bereits bestehendem Team „Vertrieb“, würde etwa seine Dateiablage unter https://beispiel.sharepoint.com/sites/Vertrieb314 finden. Die SharePoint-Team-Website und E-Mail-Adresse würden entsprechend inklusive der Zahlenfolge erscheinen. (Beispiel: https://beispielfirma.sharepoint.com/Sites/Vertrieb314)

Um herauszufinden, welche Namen bereits an bestehende [Teams] vergeben sind, können Sie in der Teams-App im Bereich [Teams] unten links über das Zahnrad-Symbol neben [Team beitreten oder erstellen] eine Übersicht aufrufen und durchsuchen.

Da auch die von Teams für Outlook erstellten E-Mail-Adressen von der ursprünglichen Namenswahl bestimmt sind, gilt es ebenso, auf eine allzu sperrige Benennung eines [Teams] zu verzichten. Wird das [Team] beim Erstellen etwa „das Team zur Evaluation Betatest“ genannt, so lautet die zugehörige E-Mail-Adresse „dasTeamZurEvaluationBetatest@yourdomain.com“.

Mit einem gefundenen Namen im Gepäck bestehen zwei Optionen, auf welcher Grundlage ein neues [Team] aufgebaut wird: Von Grund auf neu oder auf Grundlage einer bereits existierenden Office-365- oder Arbeitsgruppe.

Bei einem völlig neu erstellten [Team] müssen Sie zunächst bestimmen, wie neue Mitglieder in das [Team] gelangen können: Bei der Einstellung [Privat] müssen Mitarbeitende durch Sie eingeladen werden. [Öffentlich] können alle Mitglieder einer Organisation auf Wunsch beitreten, [Organisationsweit] wird die ganze Organisation automatisch Teil des [Teams].

Mit Gründung auf Basis einer Office-365-Gruppe können Sie auf bereits bestehende Strukturen und Einstellungen zurückgreifen.

Im letzten Schritt müssen Sie den [Team]-Mitgliedern Rollen zuweisen. Mögliche Rollen sind [Mitglied] und [Besitzer]. Es empfiehlt sich als Backup, pro [Team] die [Besitzer]-Rolle mehr als ein Mal zu vergeben. [Besitzer] können alle App-Einstellungen innerhalb ihres [Teams] verwalten.

nächstes Kapitel: Aufbau von MS-Teams

Wie ist Teams aufgebaut?

Alle wichtigen Funktionen können Sie über die Schaltflächen in der linken Spalte erreichen. Wie Sie die jeweils nutzen, erklären wir in den folgenden Abschnitten noch genau. Aber hier ist ein erster Überblick.

[Aktivität] - Ein Feed, der Sie chronologisch über Erwähnungen, Nachrichten, Änderungen und weitere Vorgänge in Ihren [Teams] informiert.

[Chat] - Ermöglicht Ihnen den schnellen Austausch mit anderen Mitgliedern.

[Teams] - Listet alle [Teams] auf, an denen Sie beteiligt sind. Hierüber erreichen Sie auch deren zugehörige [Kanäle].

[Kalender] - Hier planen und betreten Sie Besprechungen.

[Anrufe] - Bietet die Möglichkeit, mit anderen per Video- oder Audio-Anruf zu kommunizieren. Auch Kontakte, Verläufe und eine Art Anrufbeantworter finden Sie hier.

[Dateien] - Hier finden Sie alle mit Ihnen geteilten Dateien.

In der linken Spalte, unterhalb der Hauptfunktionen, können Sie noch weitere Apps für den Schnellzugriff platzieren.

Die Kopfzeile bietet auf der linken Seite eine Navigationshilfe mit Vor- und Zurückfunktion. Diese ist besonders praktisch, um schnell wieder in den Bereich zurückzukommen, aus dem Sie, beispielsweise durch einen [Chat], herausgeraten sind. Mit einem Klick auf [<] gelangen Sie wieder dorthin zurück, ohne den Umweg über die Schaltflächen [Teams] und [Kanäle] nehmen zu müssen.

In der Mitte der Kopfzeile können Sie sowohl eine allgemeine Suche als auch Befehle ausführen.

Kurzbefehle dienen dazu, allgemeine Aufgaben in Teams zu erledigen. Um diese zu verwenden, geben Sie [/] in das Befehlsfeld ein. Daraufhin öffnet sich eine Liste mit einem Überblick über mögliche Befehle und deren Wortlaut.

Mit einem vorangestellten [@] vor einem Namen können Sie im Befehlsfeld Nachrichten direkt an einzelne Personen oder geteilte [Chats] senden.

Im rechten Bereich der Kopfzeile befindet sich ein rundes Profilbild. Hier können Sie all Ihre grundsätzlichen Einstellungen anpassen. Zum Beispiel können Sie den Status Ihrer aktuellen Erreichbarkeit ändern, der anderen Mitgliedern angezeigt wird.

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Wie können wir Apps in MS Teams einbinden?

Teams zeichnet die Offenheit für externe Apps aus: Die Wahl der kompatiblen Werkzeuge ist groß genug, um sowohl Notwendigkeiten als auch Vorlieben und Gewohnheiten gerecht zu werden. Nicht alles muss für Teams neu gelernt und verändert werden. Viele bereits funktionierende Arbeitsabläufe können Sie in Teams integrieren oder optimieren. Und so eine zentrierte, effektive Arbeitsumgebung schaffen.

Sie können unterstützte Apps und Werkzeuge in Teams aus einer umfangreichen Liste auswählen und auf verschiedenen Ebenen integrieren. Diese Ebenen sind in Microsoft Teams wie folgt aufgebaut:

Auf der linken Seite der Benutzer-Oberfläche von Teams können Sie Apps, die Ihnen besonders wichtig sind, zum eigenen Gebrauch integrieren. So in der linken Seite eingebunden, sind Apps für Sie schnell und auch außerhalb einzelner Kanäle verfügbar.

Für einzelne Arbeitsgruppen oder Aufgabenbereiche können Sie Apps auch in den Registerkarten der jeweiligen [Kanäle] und [Chats] einbinden.

Die oben angeordneten Registerkarten sind die Orte in [Chats] und [Kanälen], an denen Sie Apps platzieren und über die Schaltfläche [+] neu hinzufügen können. Auf diese Weise können Sie auch Dokumente aus Word oder PowerPoint zur gemeinsamen Bearbeitung hinterlegen.

Für jeden Kanal können Sie über [weitere Optionen] App-Benachrichtigungen einbinden. Über sogenannte [Connectors] werden dann im [Kanal] alle Mitglieder über Veränderungen, Fortschritte und Weiteres aus der gewünschten App informiert.

Sie können Apps auch in Unterhaltungen integrieren. Deren Inhalte können Sie direkt in Nachrichten eingefügen: Ein Youtube-Video, ein Wikipedia-Artikel, eine schnelle Umfrage, all das lässt sich zusätzlich zum klassischen Text mit Team-Mitgliedern teilen.

Eine Auswahl dieser kompatiblen Apps finden Sie unter dem Feld, in dem Sie die Nachricht eingeben: Hinter der Schaltfläche […] liegen alle sogenannten [Messaging-Erweiterungen]. Sie können auch einzelne Apps direkt unter dem Nachrichtenfeld anheften, um in Unterhaltungen noch schneller darauf zuzugreifen.

Ist die Wahl für ein integriertes Werkzeug einmal getroffen, sollten Sie dieser auch konsequent folgen. Ein gemeinsam zu bearbeitendes Word-Dokument etwa, kann in Teams für alle optimal erreichbar und sichtbar integriert werden. Infolgedessen sollten Sie dieses Dokument nun auch konsequent über Teams gemeinsam bearbeiten und kommentieren. Kommentare bleiben auf diese Weise nicht in einem Dokument eingesperrt und warten dort auf Aufmerksamkeit. Sie können jetzt ohne weiteren Aufwand gezielt in die öffentlichen Kommunikation des [Kanals] eingebunden werden.

Ein Beispiel nicht gelungener Adaption wäre hier, dass jedes Team-Mitglied weiterhin in einem eigenen Word-Dokument arbeitet, dieses lokal speichert und die Teams-App dann lediglich dafür nutzt, alle anderen in einem [Chat] über die Veränderungen zu informieren. In dem Fall müssten Sie später mühevoll Unterhaltungen durchsuchen und das Dokument aus vielen Versionen wieder zusammenzufügen. So wäre Teams aller kollaborativer Stärken beraubt und würde als suboptimales Kommunikations-Werkzeug wohl eher negative Reaktionen hervorrufen.

Optimal wäre Teams eingesetzt, wenn das Dokument für alle sichtbar in Teams platziert und dadurch für alle erreichbar auf einem gemeinsamen SharePoint hinterlegt wird. Mit der Kommentarfunktion im geteilten Dokument, welche gleichzeitig in Teams [Kanälen] dargestellt wird, gelingt mit allen Mitarbeitenden eine übersichtliche, effektive und nachvollziehbare Kommunikation.

weiter lesen: Kanäle

Kanäle

MS Teams Einsatzfelder zeichnen sich im Wesentlichen durch drei Pfeiler aus: Kommunikation, Kollaboration und Dateiverwaltung. Diese Pfeiler stehen auf dem Fundament von Teams, den [Kanälen].

[Kanäle] sind spezielle Bereiche innerhalb eines [Teams]. Hiervon stehen jedem Team 200 [Standardkanäle] und 30 sogenannte [private Kanäle] zur Vµerfügung.

Ein [Kanal] gibt dabei den Personenkreis oder thematischen Rahmen vor. Hier können Sie aufteilen und bestimmen, wer Zutritt hat, wer Informationen erhält, wer Zugriff auf Dateien hat und welche spezifischen Apps und Tabs verfügbar sind.

Jedes [Team] startet mit einem Hauptkanal [Allgemein]. Dieser wird automatisch bei Gründung eines neuen [Teams] angelegt und kann weder gelöscht noch umbenannt werden. Für jedes [Team] können Sie weitere [Kanäle] hinzufügen und zweckmäßig benennen. Etwa für bestimmte Projekte oder als Arbeitsumgebung für einen ausgewählten Personenkreis.

Sie können die [Kanäle] in der App zur verbesserten Übersicht sortieren: Mit gehaltener Maustaste lassen sie sich verschieben, über das Kontextmenü [Weitere Optionen] auch anheften. Benötigen Sie einen [Kanal] nicht mehr, können Sie diesen löschen. Dabei bleiben die dort geteilten Dateien auf der zum [Kanal] gehörigen SharePoint-Team-Seite gespeichert, die darin geführten Unterhaltungen gehen jedoch verloren.

Ein [Kanal] besteht aus Tabs beziehungsweise Registrierkarten, die Sie in der Menüleiste oben im [Kanal] finden und dort auch erweitern können. Jeder [Kanal] hat dabei zwei Registerkarten, die dauerhaft bestehen, also auch nicht gelöscht oder umbenannt werden können: [Beiträge] und [Dateien]. Betreten Sie einen [Kanal], ist automatisch die Registerkarte [Beiträge] geöffnet. In dieser befinden sich alle [Unterhaltungen] des [Kanals]. Es ist der direkte Ort der Kommunikation und Zusammenarbeit.

Die Registerkarte [Dateien] bietet einen übersichtlichen Zugriff auf den kanaleigenen Ordner auf dem SharePoint und somit auf alle Dateien, die von [Kanal]-Mitgliedern über [Unterhaltungen] innerhalb des [Kanals] geteilt oder direkt auf den SharePoint hochgeladen wurden.

Sie teilen eine Datei, indem diese über die Schaltfläche [Anfügen] oder über Copy-Paste in eine [Antwort] oder neue [Unterhaltung] integrieren. Der kanaleigene SharePoint-Ordner wird automatisch bei Gründung eines neuen [Kanals] erstellt und mit der [Dateien]- Registerkarte des [Kanals] verknüpft.

Für jeden [Kanal] können Sie über die Schaltfläche [+] weitere [Registrierkarten hinzufügen].

Teams bietet eine große Auswahl an Apps zur Integration an, es lassen sich jedoch auch Internetseiten und einzelne Dokumente als Registerkarte in einem [Kanal] platzieren. So sind wichtige Apps von Microsoft aber auch externen Anbietern, Internetseiten oder gemeinsam bearbeitete Word-Dokumente nur einen Mausklick entfernt und direkt in der Teams-App zu benutzen. Dabei ist jedoch zu bedenken, dass beispielsweise Word-Dokumente innerhalb der Teams-App zunächst in der Online-Ansicht dargestellt werden. Aber auch hier müssen Sie nur ein Mal auf [In Desktop-App öffnen] klicken, um in die vollständige Applikation zu wechseln.

[Kanäle] stehen zunächst allen Mitgliedern eines [Teams] offen. Um selektiv Mitgliedern Zugriff zu gewähren, können Sie [private Kanäle] gründen. Diese werden in der [Kanal]-Übersicht Ihres [Teams] mit einem Schloss-Symbol gekennzeichnet und nur eingeladenen Personen angezeigt. Unterhaltungen, Mitgliedslisten und eine separate Website-Sammlung auf SharePoint zur Dateiablage sind nur Mitgliedern des [privaten Kanals] zugänglich. Wer [private Kanäle] erstellen kann, lässt sich auf Team- und Organisationsebene bestimmen, es steht als Standard aber zunächst allen [Team]-Mitgliedern zu. Gäste haben hierzu keine Berechtigung.

Die Person, die einen [privaten Kanal] erstellt, kann [Team]-Mitglieder und auch Gäste nach ihrem Belieben hinzufügen. Um einen [privaten Kanal] zu erstellen, müssen Sie im Erstellungsfenster unter [Datenschutz] die Auswahl [Standard - für alle Teammitglieder zugänglich] auf [Privat - nur für bestimmte Personengruppe im Team zugänglich] ändern. Anschließend können Sie erwünschte Personen hinzufügen, oder nachträglich über die [Kanal]-Schaltfläche […] ergänzen.

weiter lesen: Unterhaltungen

Unterhaltungen

Der größte Teil der Kommunikation innerhalb von [Teams] findet in der sogenannten [Unterhaltung] statt.

[Unterhaltungen] Sind Teil eines jeden [Kanals] und unter der Registrierkarte [Beiträge] zu finden. Betreten Sie einen [Kanal], so ist dieser Reiter automatisch ausgewählt.

Wird eine [Unterhaltung] gestartet, können alle [Team]-Mitglieder und Zugangsberechtigte auf diese antworten oder eine eigene [Unterhaltung] starten. Dabei können sie neben Text auch Emojis, Gifs, Sticker, Bilder, Videos, Datei-Anhänge und App-Inhalte veröffentlichen. Außerdem lassen sich Inhalte zur besseren Übersicht formatieren. Alle Optionen hierzu finden Sie über die Schaltfläche [A] unterhalb der Texteingabe.

Eine [Unterhaltung] folgt dem Prinzip eines Threads: Beiträge werden hierarchisch organisiert.

Der erste Beitrag einer [Unterhaltung] gibt das Thema vor, welchem die weiteren Beiträge folgen. Ist ein Thema für Einzelne nicht von Belang oder Interesse, kann so schneller über die Unterhaltung hinweggesehen werden, als es in einer Chat-Kommunikation mit durchlaufender, ungeordneter Gesprächsführung der Fall wäre. Sie sollten darauf achten, die [Unterhaltungen] zu einem bestimmten Thema auch weiter für dieses zu nutzen. Greifen Sie für weitere Beiträge auf [Antworten] zurück, anstatt eine Antwort oder Fortsetzung des Themas durch eine [Neue Unterhaltung] anzugehen und den [Kanal] so unnötig aufzublasen.

Umfangreiche [Unterhaltungen] mit vielen Antworten werden zur verbesserten Übersicht zusammenklappt. Bei Bedarf können Sie diese wieder ausklappen.

Wenn Sie mit der Maus über einzelne Beiträge einer [Unterhaltung] fahren, öffnet sich rechts oben ein Emoji-Menü. Hier können Sie schnell mit einer symbolischen Emotion reagieren und so besonders unkompliziert Kenntnisnahme oder Feedback kommunizieren. Diese simple Funktion stellt sich als äußerst nützlichen Teil der Kommunikation dezentraler Arbeitsgruppen dar. Vor allem dann, wenn aus Zeitmangel oder anderen Gründen eine detailliertere Antwort nicht möglich ist. Die kurze Reaktion per Emoji kann den Austausch verstärken und darüber hinaus als Bindeglied im Kollegium fungieren: Jemand ist da, jemand nimmt wahr, jemand weiß zu schätzen.

Im Menü […] rechts neben den Emojis können Sie Nachrichten als Lesezeichen für später speichern oder per Link mit anderen Zugriffsberechtigten teilen. Besonders die Funktion, Nachrichten zu speichern, ist nützlich, wenn Sie wichtige Unterhaltungen schnell wieder verfügbar machen oder fokussieren wollen. Zu den gespeicherten Nachrichten gelangen Sie über Ihr Profilbild oben rechts unter [Gespeichert]. Mit einem Klick auf das rote Lesezeichen-Symbol neben den einzelnen Nachrichten können Sie die Speicherungen wieder aufheben.

Die Kommunikation innerhalb eines [Kanals] ermöglicht es Ihnen, Information gezielt mit dem richtigen Personenkreis zu teilen, ohne anderen die Information aufzuzwingen oder überhaupt zugänglich zu machen. Sie können genau bestimmen, wer zu einem [Kanal] Zutritt hat und dort eine [Unterhaltung] beginnen kann. Jedes Mitglied kann darüber hinaus bestimmen, wie die einzelnen [Kanäle] abgebildet werden: Ist ein [Kanal] für eine Weile nicht von Belang für eine Person, kann er ausgeblendet werden und so keine ungewollte Aufmerksamkeit provozieren. Sie können auch eine E-Mail in eine Unterhaltung umwandeln und so in die Teams-Umgebung integrieren. Über die Schaltfläche […] eines jeden [Kanals] können Sie dessen individuelle [E-Mail-Adresse abrufen]. Schicken Sie E-Mails an diese Adresse, werden diese inklusive Anhang im [Kanal] als [Unterhaltung] dargestellt. So können alle Mitglieder direkt im [Kanal] darauf antworten. Gleichzeitig werden die Anhänge der E-Mails im SharePoint gespeichert und bleiben so für alle verfügbar.

weiter lesen: Chat

Chat

Außerhalb der [Kanäle] finden Sie im Bereich [Chat] den Ort, an dem Sie sich persönlich mit Teams-Mitgliedern austauschen können. Er befindet sich in der linken Seitenleiste der Benutzeroberfläche.

[Chats] sind ebenso wie [Kanäle] in Registerkarten aufgeteilt und beinhalten immer einen [Chat], also den eigentlichen Chat-Verlauf und [Dateien], die mit Personen aus dem Chat geteilt werden.

In Chats zwischen zwei Personen gibt es außerdem den Bereich [Aktivität], der über die Aktivitäten des [Chat]-Gegenübers in allen mit Ihnen gemeinsam geteilten [Kanälen] informiert.

Darüberhinaus können Sie weitere, eigene Registerkarten hinzufügen.

Sie können [Chats] mit zwei oder mehr Personen führen. Für jede neue Personen-Konstellation wird durch MS Teams ein eigener Bereich angelegt, den Sie immer wieder erreichen können, um das Gespräch fortzuführen, oder auf Informationen erneut zuzugreifen.

Die Nachrichten in [Chats] laufen durchgängig weiter, eine Ordnung wie in [Unterhaltungen] innerhalb eines [Kanals] ist hier also nicht möglich.

In einem [Chat] geteilte Dateien sind nur den [Chat]-Mitgliedern zugänglich und werden in den persönlichen OneDrive-For-Business-Ordnern gespeichert.

Sie erreichen sie über die Registerkarte [Dateien], die auch darüber Auskunft gibt, von wem die Datei abgesendet wurde und wo sie folglich gespeichert ist.

Auch [Anrufe] und [Besprechungen] innerhalb der Teams-App haben einen eigenen [Chat]-Bereich, über den Sie zusätzliche Informationen, Bilder und andere Dateien teilen können.

Auch diese [Chat]-Verläufe werden inklusive Anhang in den privaten One-Drive-For-Business-Ordnern der Teilnehmenden gespeichert.

Besprechungs-[Chats] verfügen neben den üblichen Registerkarten [Chat] und [Dateien] noch über die Bereiche [Whiteboard] und [Besprechungsnotizen].

Das [Whiteboard] ist eine Integration der Whiteboard Web App von Microsoft. Um es in einer [Besprechung] zu nutzen, muss eine Person im laufenden Video-Anruf ein [Whiteboard] freigeben. Dies gelingt Ihnen über die Schaltfläche [Teilen] im [Besprechungs]-Menü.

Sie können [Besprechungsnotizen] zur Vor- und Nachbereitung nutzen und bearbeiten. Diese sind nur Personen zugänglich, die zuvor zu der zugehörigen [Besprechung] eingeladen worden sind. Vor der [Besprechung] können Sie Notizen im Bereich [Kalender] auf der linken Seitenleiste der Teams-Oberfläche starten und vorbereiten. Während der [Besprechung] können Sie [Besprechungsnotizen] über [Weitere Aktionen] im [Besprechungs]-Menü starten und anzeigen.

Auch die [Chats] aus [Anrufen] und [Besprechungen] werden im Bereich [Chat] aufgeführt, wo Sie sie weiter nutzen können. Dies gilt auch für die darin integrierten [Whiteboards] und [Besprechungsnotizen].

Sie können einzelne [Chats] stumm schalten, zur besseren Navigation anheften und gezielt durchsuchen.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, einzelne [Chats] aus der Programmoberfläche von Teams zu lösen und individuellen Fenstern zu nutzen. So können sie mehrere [Chats] gleichzeitig im Blick behalten oder einen [Chat] nutzen, während Sie in MS Teams außerhalb des [Chat]-Bereichs arbeiten.

Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche […] neben dem gewünschten [Chat] und wählen Sie [Pop-out-Chat]. Noch einfacher und überall aus der App heraus erreichbar starten Sie einen [Pop-out-Chat] per Doppelklick auf das Profilbild der Team-Mitglieder.

Die Schaltfläche [!] unterhalb des Eingabefelds für [Chat]-Nachrichten bietet Ihnen [Zustellungsoptionen], mit der Sie eine Nachricht als [wichtig] oder [dringend] markieren können. Eine als [wichtig] markierte Nachricht wird optisch auffällig dargestellt. Neben einer roten Fassung werden solche Nachrichten mit einem roten Ausrufezeichen versehen.

Eine [dringende] Nachricht erscheint ebenfalls in rot eingefasst. Markiert wird diese Nachricht mit einer roten Glocke. Zusätzlich werden Ihre Gesprächspartner über einen Zeitraum von 20 Minuten alle zwei Minuten über ein akustisches Signal und ein Pop-Up-Fenster, welches unten rechts auf dem Desktop erscheint, auf Ihre dringende Nachricht aufmerksam gemacht. Wird Ihre Nachricht gelesen, werden keine weiteren akustischen und optischen Hinweise gegeben.

weiter lesen: Video-Telefonate

Video-Telefonie

Teams hat ein interne Lösung für Telefonie mit und ohne Video. Diese steht vergleichbaren Anwendungen wie Skype for Business in nichts nach und ist laut Microsoft auch als dessen Nachfolge geplant, wenn Skype for Business im Sommer 2021 den Dienst einstellt.

In MS Teams können Sie [Anrufe] über die gleichnamige Schaltfläche in der linken Menü-Spalte starten. Aber auch aus [Chats] heraus oder über die Profilbilder Ihrer Kontaktperson.

Besonders praktisch sind [Anrufe] allerdings innerhalb einer [Besprechung], der Video-Konferenz der Teams-App. Sie können [Besprechungen] über den [Kalender], in der linken Menü-Leiste planen, finden und wahrnehmen.

Hinweise auf geplante [Besprechungen] und der Möglichkeit einer Teilnahme finden sich auch in den [Kanälen] wieder.

Jeder [Anruf] verfügt über einen eigenen [Chat].

Zudem haben Sie die Möglichkeit, den eigenen Bildschirm oder einzelne Programmfenster anderer Apps zu teilen.

Sie können [Anrufe] über den integrierten Dienst [Stream] aufzeichnen und teilen. Dies ist im Kontextmenü unter [weitere Aktionen] integriert und kann durch [Aufzeichnung beginnen] von Ihnen gestartet werden. Alle Teilnehmenden werden über die Aufzeichnung informiert. Im [Chat]-Bereich der [Besprechung] wird ebenfalls über die fertige Aufzeichnung informiert. Hier können Sie sich die Aufzeichnung auch außerhalb der Stream-App oder Stream-Web-Plattform ansehen.

Je nach Lizenz bietet Teams auch die Möglichkeit, per Telefon an [Besprechungen] teilzunehmen. Auf diesem Weg können Sie weitere Gäste und Team-Mitglieder ohne Internetanbindung in Ihr Gespräch integrieren.

Mittlerweile haben Sie in der Video-Telefonie in Teams auch die Möglichkeit, den Hintergrund Ihres Videos zu bestimmen. Im laufenden Gespräch erreichen Sie diese Funktion über die Schaltfläche […] mit [Hintergrundeffekte anzeigen].

Neben einem Unschärfe-Effekt, mit dem Sie Ihren Hintergrund unkenntlich machen und so unerwünschte Einblicke in Ihre Umgebung verhindern, können Sie nun auch ohne zusätzliche technische Voraussetzungen eine Art Green-Screen-Effekt nutzen: Während Sie im Vordergrund sichtbar bleiben, wird Ihr Hintergrund durch eine Grafik ersetzt.

Teams bietet eine Auswahl vorgefertigter Hintergründe, um eine eigene Grafik in Teams zu integrieren, müssen Sie jedoch einen kleinen Umweg nehmen. Sie müssen die gewünschte Bilddatei in den entsprechenden lokalen Teams-Ordner einfügen.

In Windows erreichen Sie diesen Ordner über den Pfad [C:\Users%USERNAME%\AppData\Roaming\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads] oder indem Sie [%APPDATA%\Microsoft\Teams\Backgrounds] in das Startsuchfeld von Windows eingeben. Damit wird Ihnen der Ordner [Uploads] angezeigt, in welchen Sie die gewünschten Bilddateien kopieren müssen.

Unter MacOS finden Sie einen versteckten Ordner unter dem Pfad [~/Library/Application Support/Microsoft/Teams/Backgrounds/Uploads]. Bilder werden in Teams in 1920x1080 px dargestellt. Abweichende Formate werden automatisch zurechtgeschnitten.

Sie können diese und andere Einstellungen bereits vornehmen, bevor Sie einer [Besprechung] beitreten, denn bei jeder Teilnahme wird zunächst der Bereich der Audio- und Video-Einstellungen aufgerufen.

Nutzen Sie diesen Bereich und stellen Sie über die [Geräteeinstellungen] sicher, dass die gewünschte Kamera aktiviert ist und Sie gut zu verstehen sind. Dies erreichen Sie über das mit einem Zahnrad gekennzeichnete [PC-Mikrofon und Lautsprechereinstellungen].

Um zu überprüfen, ob alle vorgenommenen Einstellungen wie gewünscht funktionieren, können Sie einen kurzen [Testanruf führen].

Diese Überprüfung gibt jedoch keine genaue Auskunft über die tatsächliche Qualität Ihrer Video- und Audio-Signale, denn Microsoft bietet im Testanruf eine verminderte Bandbreite. Um die genaue Qualität Ihrer Ton- und Video-Spur zu ermitteln, welche die übrigen Teilnehmenden effektiv zu sehen und hören bekommen, bietet sich eine kurze Aufzeichnung einer [Besprechung] an.

Diese können Sie auch ohne weitere Teilnehmende immer starten, müssen beim Anlegen einer Besprechung über den [Kalender] allerdings mindestens eine weitere Person zur Besprechung einladen. Eine Aufzeichnung starten Sie, indem Sie in der laufenden [Besprechung] auf die Schaltfläche […] klicken und dann [Aufzeichnung starten] wählen. An gleicher Stelle beenden Sie die Aufnahme wieder.

Die Aufzeichnung wird in Microsoft [Stream] gespeichert, dem [Besprechungschat] hinzugefügt und im [Kanal], in dem die Besprechung stattgefunden hat, als Aktivität dargestellt. Die Aufzeichnung wird zunächst verarbeitet. Es kann also eine Weile dauern, bis sie veröffentlicht und Ihnen und den übrigen Teilnehmenden zugänglich ist.

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Benachrichtigungen

Teams hat den Anspruch, ein digitales Arbeitsumfeld zu schaffen, welches die Produktivität seiner Anwendenden steigert. Um dies zu erreichen, soll die Kommunikation funktional sein, ohne neben den anderen Arbeits-Werkzeugen für zu viel Ablenkung zu sorgen.

Damit die Kommunikation in Teams dem Spagat gerecht wird, die notwendige Aufmerksamkeit einer Person zu erreichen, ohne dabei zu aufdringlich zu sein, arbeitet Teams mit einer eigenen Benachrichtigungs-Logik. Mit dieser können Sie steuern was, wann und wie eine Benachrichtigung zu Ihnen durchdringt.

Über das eigene Profilbild oben rechts in der Benutzer-Oberfläche erreichen sie die [Einstellungen]. Dort können Sie unter [Benachrichtigungen] genau bestimmen, wie Erwähnungen, Nachrichten und Sonstiges kommuniziert werden.

Auswählbar sind Benachrichtigungen über Banner, Feed und E-Mail. Ein Banner ist ein kleines Pop-Up, welches unter Windows im unteren rechten Bereich des Bildschirms und auf einem Mac in der oberen rechten Ecke kurzzeitig auftaucht und selbstständig wieder verschwindet.

Per Feed werden im Bereich [Aktivität], zu erreichen über das Glocken-Symbol oben links, dauerhaft Erwähnungen gesammelt und angezeigt. Alle geteilten Aktivitäten der Mitarbeitenden und eigene Aktivitäten in [Teams], [Kanälen], [Unterhaltungen], [Chats] und integrierten Apps werden hier zusammengefasst. Dank Filterfunktionen können Sie schnell durchsucht und mit einem Mausklick angesteuert werden.

Die Benachrichtigung per E-Mail erfolgt mit zeitlicher Verzögerung. Bleibt eine Erwähnung in Teams länger unbemerkt, wird eine E-Mail versandt, die auf diese Erwähnung hinweist. Diese Form der Benachrichtigung lässt sich nicht weiter den eigenen Wünschen anpassen, sondern lediglich deaktivieren. Teams erklärtes Ziel ist es, die E-Mail möglichst aus der Kommunikation herauszuhalten und nur als Stütze für das eigene Benachrichtigungs-Prinzip zu verwenden.

Die größtmögliche Aufmerksamkeit erzeugen Erwähnungen, die [@mentions]. Mit diesen können Sie einzelne Personen aber auch ganze [Teams] oder [Kanäle] gezielt anschreiben. Diese Kontaktaufnahme wird besonders auffällig gekennzeichnet.

Hierfür müssen Sie im [Chat] oder in der [Unterhaltungen] ein [@] vor den gewünschten Namen schreiben, ohne diese Kombination durch ein Leerzeichen zu trennen. Schreiben Sie ein [@], bietet Ihnen Teams direkt eine Reihe an Vorschlägen, welche Person aufmerksam gemacht werden soll. Ein [@team] und [@kanal] öffnen entsprechende Vorschläge.

Die Benachrichtigung einer Person oder eines [Kanals] wird entsprechend unter [Aktivität] angezeigt. Ein roter Punkt auf dem Glocken-Symbol weist auf solche [@mentions] oder eine Antwort hin, die Sie noch nicht gelesen haben.

Über den Bereich [Suchen oder Befehl eingeben] im oberen Zentrum der Teams-App können Sie mit den Befehlen [/ungelesen] und [/erwähnungen] ungelesene [Kanal]-Benachrichtigungen und eigene [@mentions] anzeigen.

Die Teilnahme an einem [Kanal] ist die Grundvoraussetzung, um über dortige Aktivitäten informiert zu werden.

Es ist aber auch möglich, einen [Kanal] komplett auszublenden und so über dessen Aktivität nicht weiter informiert zu werden. Jeder [Kanal] hat eine eigene […]-Schaltfläche, hinter der sich die Funktion [Ausblenden] befindet. Ein ausgeblendeter [Kanal] taucht dann nicht mehr direkt in Ihrer Übersicht auf, sondern wird unter [ausgeblendete Kanäle] geführt und lässt sich darüber auch wieder sichtbar machen. Eine [@mention] oder eine als wichtig gekennzeichnete Nachricht an Sie wird Ihnen allerdings dennoch angezeigt.

Neue Aktivitäten in einem [Kanal] ohne eine [@mention] werden Ihnen angezeigt, indem der Name des [Kanals] in Ihrer Übersicht fett gedruckt erscheint, bis Sie hineinschauen.

Im Kontextmenü […] eines jeden [Kanals] können Sie über [Kanalbenachrichtigungen] weiter bestimmen, wie die Benachrichtigungen speziell für diesen [Kanal] stattfinden sollen. In [Benutzerdefiniert] können Sie über die Einstellungen [Banner und Feed], [Nur im Feed anzeigen] und [Aus] bestimmen, wie Sie über neue Beiträge in diesem Kanal oder Erwähnungen informiert werden.

Über den Anwesenheits-Status [Nicht stören] können Sie alle Benachrichtigungen komplett stummschalten, bis Sie Ihren Anwesenheits-Status wieder ändern.

Video-Telefonie

Teams hat ein interne Lösung für Telefonie mit und ohne Video. Diese steht vergleichbaren Anwendungen wie Skype for Business in nichts nach und ist laut Microsoft auch als dessen Nachfolge geplant, wenn Skype for Business im Sommer 2021 den Dienst einstellt.

In MS Teams können Sie [Anrufe] über die gleichnamige Schaltfläche in der linken Menü-Spalte starten. Aber auch aus [Chats] heraus oder über die Profilbilder Ihrer Kontaktperson.

Besonders praktisch sind [Anrufe] allerdings innerhalb einer [Besprechung], der Video-Konferenz der Teams-App. Sie können [Besprechungen] über den [Kalender], in der linken Menü-Leiste planen, finden und wahrnehmen.