Heimarbeit
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Die Arbeit von zu Hause stellt besondere Anforderungen: Sie müssen die Infrastruktur eines Büros abbilden, dafür teilweise virtuellen Ersatz finden und dann müssen Sie sich noch mit Ihrer Umgebung und Ihren Mitmenschen arrangieren.
Dieser Leitfaden bietet Ihnen eine Anleitung, wie Sie zu Hause auch unter widrigen Umständen ein Büro einrichten. Ein Kapitel widmet sich den besonderen Bedingungen an Selbst-Motivation, Arbeits-Struktur und den Umgang mit Stress. Außerdem behandelt der Leitfaden Hilfe bei Absprachen mit Kolleginnen und Kollegen, die nun durch räumliche Trennung weniger Präsenz im Arbeitsalltag bekommen.
Arbeitsplatz zu Hause
Wenn Sie zu Hause arbeiten, müssen Sie mehr balancieren als nur den Laptop auf dem Schoß. Neben Möbeln und dem notwendigen Arbeitsgerät und der gewohnten Infrastruktur aus dem Büro müssen Sie auch ihre Bedürfnisse an Ruhe und Struktur bedenken. Ihren privaten Bereich von der Arbeit trennen, räumlich oder wenigstens zeitlich.
Sie müssen sich mit anderen Menschen arrangieren. Mit Nachbarn, der Familie, dem Paketdienst. Schaffen Sie sich mit möglichst wenigen Anschaffungen eine produktive Atmosphäre und das passende Umfeld für die Arbeit von zu Hause.
Arbeitsplatz: Umfeld & Umgebung
Ihre Arbeitsumgebung hat einen großen Einfluss darauf, wie wohl Sie sich fühlen und wie produktiv Sie sein können. Schaffen Sie möglichst Raum für sich alleine, wenigstens einen Platz, den Sie ganz gezielt als Arbeitsbereich einrichten. Dort finden Sie Fokus und etablieren eine Grenze zwischen Ihrem Privatleben und der Arbeit.
Spezielle Sitzgelegenheiten sind gar nicht so wichtig, so lange kein medizinischer Bedarf besteht. Der teure Bürostuhl kann warten. Für den Anfang viel hilfreicher und kostengünstiger sind ständige Veränderung der Sitzposition und regelmäßige, aktive Bewegung. Positionieren Sie den Bildschirm auf Augenhöhe, so dass Sie den Hals nicht verrenken. Wenn Sie die Tastatur bedienen, sollten sich Ihre Handgelenke entspannen können.
Jakob: Spazierengehen lockert die Wirbel und macht Kopf und Atemwege frei. Pausen mit Bewegung oder einem kurzen Gespräch verbinden. Ich wechsle mit dem Laptop ständig die Sitzgelegenheit, vom Stuhl zur Couch. Dazu habe ich mir mit einem Teleskop-Arm als Monitor-Halterung einen Arbeitsplatz am Regal montiert, an dem ich ab und zu stehen kann.
Ein wenig Grün wirkt Wunder. Am schönsten ist natürlich ein Blick nach draußen, aber eine strategisch platzierte Pflanze oder Schnittblumen sind auch ein schönes Geschenk an Sie selbst.
Ein Fensterplatz ist hilfreich für gute Beleuchtung. Natürliches Licht ist besonders angenehm. Lichtquellen sollten für Video-Konferenzen möglichst hinter der Kamera sein, der Raum im Video-Bild möglichst ruhig. Eventuell stellen Sie einen Schirm auf, der gleichzeitig als Schall-Schlucker dient und Spiegelungen verringert. Eine dicke Wolldecke, in Ihrem Arbeitsbereich aufgehängt, ist schon ein guter Anfang, um die Akustik aufzuwerten.
Zur Abgrenzung des Arbeitsbereiches sind sichtbare Signale und Schranken hilfreich, die Störungen aus dem Alltag begrenzen. Klären Sie vorab mit anderen Mitgliedern eines Haushalts, wie Sie die Arbeit abgrenzen wollen und dass Konzentration wichtig ist. Trennen Sie das private Telefon von der Arbeitskommunikation.
Besonders in Wohnblöcken und Hochhäusern sollten Sie sich Ruhezonen einrichten und zu gewissen Zeiten die Klingel abstellen und vielleicht ein Schild an die Tür hängen, dass Sie für ein paar Stunden nicht erreichbar sind. Es wird wahrscheinlich Übung kosten, die Konzentration in der neugewonnenen Flexibilität zu verteidigen, bis Heimarbeit auch für Ihr Umfeld Normalität geworden ist.
Arbeitsplatz: Abgrenzung von Arbeit und Privatleben
Grenzen sind wichtig. Besonders, weil der Wechsel ins Büro als Grenze fehlt, müssen Sie aktiv Alternativen dazu suchen. Schaffen Sie sich einen Bereich, den Sie nur für Arbeit aufsuchen. Vielleicht sogar verschiedene Bereiche für verschiedene Arten von Arbeit. Nehmen Sie Ihre Arbeit auf keinen Fall mit ins Bett.
Rituale können die Abgrenzung unterstützen und damit auch den Wechsel zwischen Arbeitsmodus und Privatleben. Vielleicht tragen Sie deswegen extra Kleidung, nur für die Arbeit.
Setzen Sie sich Zeitvorgaben und schauen Sie auf die Uhr. Entgegen dem fehlgeleiteten Misstrauen gegenüber Heimarbeit arbeiten Menschen zu Hause eher mehr und länger als im Büro. Wenn Pendeln und Gespräche auf dem Flur und Ablenkung anderer Menschen fehlen, halten uns unsere Aufgaben schnell gefangen.
Der fehlende Arbeitsweg bedeutet zwar eine Zeitersparnis und weniger Stress, es fehlen aber auch die Bewegung, die Begegnung mit anderen Menschen, die zur Arbeit müssen, die frische Luft, das Vitamin D und die spürbare Trennung zwischen privater Morgen- und Arbeitsroutine.
Deshalb kann es hilfreich sein, einen Arbeitsweg bewusst zu simulieren: Gehen Sie direkt vor der Arbeit eine kleine Runde Laufen, Spazieren oder Fahrradfahren. Machen Sie eine Selbstverständlichkeit daraus und nicht nur eine Option bei Sonnenschein. Und genießen Sie es aktiv, dass Sie dann doch drinnen bleiben dürfen, falls das Wetter mal ganz besonders eklig sein sollte.
Gleiches gilt für den Heimweg, der den Übergang zum Feierabend markiert: Wer sich eine Freizeit-Aktivität für Punkt 18 Uhr vorplant und sich auch daran hält, ist weniger versucht, unnötige Überstunden zu machen oder die Arbeit bis in die Nacht aufzuschieben. Soziale Verabredungen sind am besten geeignet, um diesen Termin auch wirklich einzuhalten. Hier tut es auch schon ein Kaffeekränzchen am Telefon.
Wohnungen bringen ein lebendiges soziales Umfeld mit sich. Die Arbeit in einer solchen Umgebung birgt entsprechend mehr Herausforderungen, sich mit dem nicht-professionell ausgerichteten Leben zu arrangieren.
Haushalt
Planen Sie Ihre Zeitbedürfnisse gemeinsam mit anderen Personen des Haushalts. Was sind Fokus-Zeiten oder spezifische Termine für Fernkonferenzen? Wann wird Ruhe erwartet und was sind Notfälle, für die die Arbeit gestört werden darf?
Eine gute Faustregel für eine entsprechende Vereinbarung:
“Ist dein Anliegen so wichtig, dass du ins Büro fahren würdest, um mir das mitzuteilen? Wenn nicht, dann komm damit bitte nicht an meinen Schreibtisch zuhause.”
Nachbarschaft
Tragen Sie nicht selbst zur Ablenkung bei, stellen Sie auf Versand an eine Packstation um. Planen Sie Verfügbarkeit im Rhythmus der Versorgungsdienste und stellen die Klingel ab, sobald die Müllabfuhr oder die Post da war.
Wenn Sie in einer Hausgemeinschaft leben und Kontakt mit Ihrer Nachbarschaft pflegen, unterhalten Sie sich über das Thema Heimarbeit. Entwickeln Sie gemeinsame Strategien, wie Sie punktuell eine Arbeits-Atmosphäre schaffen können, die sich mit Privatleben und Spieltrieb vereinbaren lässt.
Geräuschkulisse
Es ist manchmal notwendig, den Arbeits-Rhythmus an die Umgebung anzupassen. Wenn das Umfeld zu absehbarer Zeit besonders unruhig ist, können Sie Ihre Pausen in diesem Zeitraum legen. Zum Beispiel, wenn Sie das Pausenklingeln bei einer Grundschule nebenan hören.
Technische Hilfsmittel in Form von Ohrstöpseln helfen, unbeeinflusst von der Geräuschkulisse arbeiten zu können. Rollläden können eine erste Schallbarriere errichten, wenn es draußen zu laut wird.
Nicht ganz günstig, aber eine wertvolle Investition in Lebensqualität: Kopfhörer mit aktiver Geräusch-Unterdrückung können Gespräche der Nachbarn, Musik im Umfeld oder Brummen und Betriebs-Geräusche von Elektrogeräten dämpfen, ohne dass Sie sich Watte in die Ohren stopfen müssen.
Arbeitsplatz: Ausstattung
Basis aller vernetzter Arbeit ist der Computer und eine passende Internet-Anbindung. Mobile Geräte, die älter sind als vier Jahre, kommen beim parallelen Arbeiten mit mehreren Apps langsam an ihre Grenzen. Die allgegenwärtigen Video-Konferenzen stellen Anforderungen an Prozessor und Grafik - Geräte mit Grafikkarte oder wenigstens einem entsprechenden mobilen Chip sind jetzt sinnvoll.
Spätestens für Video-Konferenzen, bei denen Sie parallel inhaltlich arbeiten, lohnt sich ein zweiter Bildschirm zum Laptop. Dazu sollten Sie sich ein Mikrofon gönnen, das ihre Stimme von Hintergrundgeräuschen isoliert. Dafür reicht ein solides Lavalier-Mikrofon für unter 50€. Lassen Sie sich nicht von der Material-Schlacht um professionelles Podcasting-Equipment anstecken. Als Kopfhörer nehmen sie das erstbeste, was sie da haben.
Eine Kamera ist in den meisten Laptops schon eingebaut, für etwa 100€ können Sie licht-empfindlichere Webcams und Kontrolle über das Bild bekommen bekommen. Auch hier lohnen sich große Investitionen erst für besondere Ansprüche: Die Auflösung wird von der Video-Chat-Software ohnehin begrenzt, aber zu wenig Licht führt schnell zu Bildrauschen. Ein Spotlight ist meist die bessere Investition als eine teure Kamera.
Die beste Kamera in den meisten Haushalten ist die Ihres Mobil-Telefons. Sie können sich für Konferenzen einfach zwei mal einwählen und das Handy für ihr Video-Bild nutzen, während Sie den Computer fürs Bildschirm-Teilen einsetzen.
Die Technologie für den Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen sollte vor allem robust sein. Ein extra WLAN-Router kann (am besten mit einem Kabel) als Access Point an Ihre private Internet-Box angeschlossen werden und ein eigenes, stabiles WLAN nur für die Arbeit senden. Für die Internet-Anbindung selbst schauen Sie, ob eine Hybrid-Leitung DSL und LTE-Signal kombiniert verfügbar macht. Ansonsten lohnt sich eventuell auch ein mobiler Router als Rückversicherung, wenn die Festnetz-Leitung mal streikt.
Mehrere Endgeräte helfen, parallele Arbeit zu koordinieren. Pro Bildschirm eine Aufgabe oder ein Kommunikationskanal.
Notiz: Mehrere Geräte und Bildschirme stellen virtuelle Räumlichkeit für verschiedene Aufgabenbereiche und Kommunikation her. Hier kann ein Unternehmen viel Unterstützung leisten und Arbeitsgeräte stellen, damit die Arbeit zu Hause angenehmer und produktiver wird. Bei uns haben alle Angestellten ein Tablet mit Stift neben dem Computer, mit dem wir auf virtuellen Whiteboards zeichnen.
Verzichten Sie für Video-Konferenzen auf drahtlose Übertragung, so weit wie möglich. WLAN ist fehler-anfälliger, als Sie denken und häufig bremst es bei schwachem Empfang mehr als die dahinter liegende Internet-Leitung. Bluetooth macht immer im falschen Moment Kopplungs-Probleme.
Mit stabiler Verbindung, einem halbwegs aktuellen Laptop und dem Zubehör für parallele Arbeit und Video-Konferenzen sind sie schon gerüstet, von zu Hause aus professionell zu arbeiten. Weitere Fortschritte an Produktivität kommen über die Anwendung der richtigen Software und eingeübten Gewohnheiten.
Motivation und Gesundheit
In Ausnahme-Situationen suchen wir Halt in vertrauten Mustern. Arbeit kann ein solcher Halt sein. Arbeit zu Hause birgt allerdings besondere Fallstricke. Nicht jede Strategie passt zu jeder Person und die Arbeit allein zu Hause für sich ist schon nicht für jeden. Wir zeigen deswegen verschiedene Strategien auf, mit denen wir gute Erfahrungen gemacht haben.
Selbstsorge und Fürsorge sind wichtige Elemente der Arbeit zu Hause. Denken Sie daran, dass Sie in einer Krisensituation enormen Stress durch äußere Umstände erfahren. Die Umstellung der Arbeitsweise ist da nur ein kleiner Bereich. Setzen Sie sich also nicht zusätzlich unter Druck, wenn Sie während einer globalen Pandemie nicht so funktionieren, wie Sie es von sich gewohnt sind.
Motivation & Gesundheit: Aufmerksamkeit
Sie haben jetzt die Gelegenheit, Ablenkung besser und aus eigener Kraft zu kontrollieren. Nutzen Sie das, in dem Sie Ihre Arbeit selbst in Phasen der ungestörten Konzentration bündeln.
Multitasking sollten Sie ab sofort vermeiden. Das ist eine schädliche Angewohnheit und eine Selbstlüge obendrein. Echte Gleichzeitigkeit von Aufmerksamkeit gibt es nicht. Wenn Sie mehrere Aufgaben jonglieren, verlieren Sie bei jedem Wechsel von Fokus wertvolle Zeit, in der Sie den passenden Kontext erst wieder herstellen müssen.
Auch Ruhe hat Aufmerksamkeit verdient. Konzentration lässt sich nicht ständig aufrechterhalten. Planen Sie deswegen Momente der Ruhe und Inspiration, wo Sie sich neue Energie für die nächste Aufgabe holen.
Vergeuden Sie diese Ruhe nicht auf die unersättlichen Aufmerksamkeits-Abgründe der sozialen Medien. Verbannen Sie solche Apps am besten von Arbeitsgeräten, die Sie für fokussierte Arbeit nutze. Schauen Sie nur mit Stoppuhr bewaffnet in einen Feed.
Nehmen Sie sich lieber gezielt Zeit für einen Kaffee oder Ihr Lieblingsgetränk und gehen Sie ein paar Schritte.
Jule: Zu viele kleine Pausen, die ohne vorher festgesetzte Struktur mit privater Hausarbeit gefüllt werden, können dazu führen, dass Sie sich in Ablenkung verlieren: Beim Geschirrspülen gesehen, dass die Topfpflanze trocken ist, und eigentlich müssten Sie die alle mal wieder gießen, huch da ist eine Spinnwebe, schnell noch den Besen aus der Kammer holen, die Sie sowieso mal aufräumen wollten und schon haben Sie ungewollt eine Stunde weg prokrastiniert.
Finden Sie Ihren eigenen Rhythmus. Für manche ist es hilfreich, Hausarbeit in den Arbeitstakt zu integrieren: Waschmaschine laden, arbeiten, Wäsche in den Trockner packen, arbeiten, Wäsche falten.
Vielleicht hilft Ihnen aber auch ein strikter Fokus auf die Arbeit. Schaffen Sie sich ein Zeitfenster, in dem keine Hausarbeit oder Privatleben Platz haben, um nicht den Bezug zur Arbeit zu verlieren.
Finden Sie auf jeden Fall einen Takt, in dem Zeit für Essen und Pausen bleibt, um Energie zu tanken. Auch Sie selbst brauchen Aufmerksamkeit.
Motivation & Gesundheit: Gemeinschaft
Zeigen Sie Solidarität beim Sich-Voll-Reinhängen in die neue Situation. Klopfen Sie sich gegenseitig virtuell auf die Schultern. Sie können gemeinsam Schulterzucken, wenn die Lernkurve steil ist und Dinge und Absprachen nicht beim ersten Mal klappen.
Nicht ärgern. Nur wundern. Und ab und zu gemeinsam lachen.
Geteilte Erfahrungen sind ein psychologischer Kitt für Beziehungen. Gerade wenn Sie durch räumliche Distanz von Kolleginnen und Kollegen getrennt sind, sollten Sie sich um so aktiver bemühen, virtuell Nähe herzustellen.
Rituale geben geteilten Erfahrungen Raum - besonders, wenn Sie sich dort Spontanität erlauben. Planen Sie Platz für ungeplante Momente. Am besten getrennt von den starren Strukturen geleiteter Produktivität. Regelmäßige SCRUM-Meetings und Sprint-Planungen in der Video-Konferenz sind nicht der Rahmen, in dem persönliche Beziehungen inspiriert werden.
Teilen Sie gezielt manche Ihrer Pausen virtuell und verbannen Sie den Arbeitsalltag aus dieser gemeinsamen Zeit.
Eine gemeinsame Sprache wirkt positiv auf das Gefühl der Zugehörigkeit. Besonders, wenn es nicht Fach-Jargon für die Arbeit ist, sondern Ausdruck einer gelebten Identität im informellen Austausch. Welche Emojis benutzen Sie regelmäßig - gibt es womöglich spielerische Codes, die sie damit im Chat austauschen?
Sie können einander als Sparrings-Partner für Arbeits-Aufgaben dienen und auch dafür Zeit reservieren. Und natürlich können Sie einander mit geteilter Arbeitszeit helfen, sich zu fokussieren.
Motivation & Gesundheit: Dranbleiben
Der Albtraum vieler selbstverantwortlich Arbeitenden heißt Prokrastination. Sie stehlen sich mit Aufschieben selbst Zeit für produktives Arbeiten, obwohl Sie es besser wissen. Dabei gibt es Gründe, warum Prokrastination so einen psychologischen Reiz entwickelt. Manchmal kann sie sogar hilfreich sein.
Aufgaben mit hoher Eigenkreativität sind besonders anfällig für Prokrastination. Generell hilft: Erstmal irgendwie anfangen, egal wie - keine Ansprüche an die Qualität der Arbeit haben, denn die entwickelt sich von alleine, wenn Sie erstmal reingekommen sind.
Dementsprechend macht es auch Sinn, sich Aufgaben, die einfach nur abgearbeitet werden müssen bewusst auf den Anfang der Bürozeit zu legen. Rechnungen einpflegen zum Beispiel. Das stuft die Hürde herunter, sich an den Schreibtisch zu setzen.
Jakob: Andererseits hilft es mir manchmal, den größten Brocken oder unangenehmsten Teil gleich zu Beginn des Tages zu erledigen, wo ich noch Energie für anstrengende Entscheidungen habe. Vielleicht setzen Sie sich ein Zeitfenster für Arbeit ohne viel Nachdenken zum Start und dann nehmen Sie sich die größte Aufgabe vor.
Hier kann auch die Gemeinschaft per Fernarbeit sich gegenseitig unterstützen. Helfen Sie einander, dran zu bleiben mit gemeinsamer Parallel-Arbeit.
Haben Sie Respekt vor dem Konzentrations-Bedürfnis der anderen Person, aber seien Sie ansprechbar, wenn jemand Hilfe braucht, sich neu zu fokussieren. Oder vereinbaren Sie, wann es Zeit ist, Ablage zu machen und dabei nebenher einen Schwatz zu halten.
Notiz: Wir nutzen regelmäßig unsere Video-Konferenz, um schweigend nebeneinander zu arbeiten. Gerade, wenn dabei unterschiedliche Rollen zusammenkommen, simulieren wir dabei auch so etwas wie die Politik der offenen Tür oder personalisierte Sprechstundenzeit.
Haben Sie aber nicht minder Respekt vor Ihren eigenen Bedürfnissen. Planen Sie Pausen und Momente, in denen Sie Zeit für sich reservieren. Wenn Sie ausgeruht und bei sich sind, können Sie Ihr Bestes geben.
Unterschätzen Sie neben ausreichend nahrhafter Ernährung nicht, wie viel positiven Einfluss Bewegung auf ihr Wohlbefinden hat. Ein Ausgleich zur starren Sitzposition vor dem Bildschirm ist besonders wichtig. Gönnen Sie sich vielleicht einen regelmäßigen Spaziergang, wenn Sport nichts für Sie ist.
Gönnen Sie sich überhaupt einfach mal etwas. Wirklich. Sie haben es verdient.